Benutzerhandbuch

Alles, was Sie wissen müssen, um Ihr Hotel einzurichten und Reservierungen zu verwalten, finden Sie hier und in unseren anderen Blog-Posts. Obwohl unser System für Anfänger sehr einfach zu bedienen ist, sollten Sie zunächst dieses Dokument lesen und dann unsere anderen Blogposts durchsuchen, um alle verfügbaren Funktionen nutzen zu können.

Vor allem anderen sollten wir klar sein, wie wir uns in der Anwendung bewegen können. Nachdem Sie sich eingeloggt haben, klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf den Button "bellebnb.com", um das Hauptnavigationsmenü zu öffnen. Über dieses Menü können Sie auf alle Teile der Anwendung zugreifen.

I. Begriffe und Definitionen

Bevor wir beginnen, werden wir die verschiedenen Teile der Anwendungssuite und die in diesem Handbuch verwendete Sprache vorstellen. Bellebnb ist in drei separate Anwendungen unterteilt, die zusammenarbeiten, um mit dem Hotel, Ihren Gästen und anderen Systemen wie Online-Vertriebskanälen wie TripAdvisor zu interagieren.

Der Hauptteil der Anwendung ist der "Front Desk Manager" oder einfach "Front Desk". Dies wird normalerweise als Property Management System (PMS) bezeichnet. Das Hotel verwendet das PMS zum Erstellen und Verwalten von Reservierungen.

Der nächste Teil ist die "Buchungsmaschine". Ihre Buchungsmaschine ist eine Website, mit der Ihre Gäste ein Zimmer in Ihrem Hotel reservieren können. Sie können die Buchungsmaschine einbetten, um Reservierungen von Ihrer eigenen Website oder Facebook zu nehmen.

Schließlich gibt es den "Channel Manager". Der Kanalmanager wird verwendet, um Reservierungen für Ihr Hotel zu sammeln, die von Vertriebskanälen wie Airbnb und Booking.com generiert werden, und sendet Preis- und Verfügbarkeitsinformationen an alle Ihre verfügbaren Vertriebskanäle, wenn Sie eine Buchung erstellen, verschieben oder stornieren Preis für ein Zimmer.

II. Zimmer und Preise einrichten

Wenn Sie Ihr Konto erstellen, erstellt das System ein Testhotel mit Zimmern, Preisen, Reservierungen und einem Personal. Dies soll es den Nutzern in der Testphase erleichtern, herumzuklicken und alles auszuprobieren, bevor sie tiefer graben. Sie können Reservierungen einsehen, Check-Ins / Check-Outs durchführen, Gäste verwalten usw., ohne echte Daten eingeben zu müssen.

Nachdem Sie die Testdaten durchgearbeitet haben, sollten Sie Ihr richtiges Hotel einrichten, beginnend mit Ihren Zimmern. Klicken Sie auf das Navigationsmenü oben links auf Ihrem Bildschirm und gehen Sie zu "Mein Hotel> Zimmer". Klicken Sie auf "Neuer Zimmertyp".

Alles, was Sie eingeben müssen, ist ein Name für diesen Raum. Sie können so viele zusätzliche Informationen hinzufügen, wie Sie möchten, einschließlich Preis, maximale Belegung, Bettenkonfiguration usw. Klicken Sie auf "Speichern".

Zimmertypen gegen Zimmer

Was Sie gerade erstellt haben, wird als "Zimmertyp" bezeichnet. Ein "Zimmertyp" ist eine Beschreibung der Merkmale eines Zimmers, einschließlich Belegung und Preis; Ein "Zimmer" ist ein tatsächliches Zimmer, in dem sich ein Gast aufhält.

Die Zimmer sind nach Typ gruppiert, um Ihnen die Mühe zu ersparen, im Grunde immer denselben Raum zu schaffen. Zum Beispiel kann ein Hotel 20 Zimmer haben, die ein Bett haben und einen einzelnen Gast beherbergen, von denen zwei Rauchen erlauben. In diesem Fall kann das Hotel zwei Zimmertypen erstellen: "Single" und "Single - Smoking".

Nachdem Sie den Zimmertyp erstellt haben, klicken Sie auf den Tab "Inventar", um die verfügbaren Zimmer für diesen Typ anzuzeigen. Dies sind die Zeilen in Ihrem Kalender. Ein Raum wird automatisch erstellt, wenn Sie einen Zimmertyp erstellen.

Um weitere Einheiten eines Typs hinzuzufügen, klicken Sie auf "Raum hinzufügen" und geben Sie einen Namen ein. Im vorherigen Beispiel können Sie die Räume "1A", "1B", "2D" usw. für den Typ "Single" hinzufügen, um die in Ihrem Hotel verfügbaren Einzelzimmer darzustellen. (Weisen Sie die Raumnamen so zu, wie sie an der Tür Ihres Hotels erscheinen.)

Wenn Nutzer Ihr Hotel in Ihrer Buchungsmaschine oder in anderen Verkaufskanälen anzeigen, stellen die Zimmertypen die angebotenen Unterkünfte dar und die Zimmer sind für jeden Typ verfügbar. Wenn Sie z. B. Räume des Typs "Single" und "Double" für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Anzahl von Gästen zur Verfügung haben, zeigt der Vertriebskanal zwei Ergebnisse sowie die Anzahl der verfügbaren Räume an.

Fotos hinzufügen

Nachdem Sie nun verstanden haben, wie Unterkünfte in Ihrem Hotel funktionieren, sollten Sie weitere Informationen hinzufügen, um Ihre Räume für Besucher attraktiver zu machen. All diese Informationen können dem Zimmertyp hinzugefügt werden.

Wählen Sie einen beliebigen Zimmertyp und klicken Sie auf "Aktionen> Bearbeiten", um Beschreibungen und Annehmlichkeiten hinzuzufügen. Das Wichtigste ist, attraktive Fotos hinzuzufügen. Wählen Sie einen beliebigen Zimmertyp aus und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Fotos", ziehen Sie dann die Fotos per Drag & Drop oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei auswählen".

Das Ergebnis der Einstellung von Fotos in den folgenden Abschnitten wird angezeigt, wenn wir über die Erstellung von Reservierungen in Ihrem Kalender und über Ihre Buchungsmaschine sprechen.

Zimmerpreise

Sie können die Zimmer nach dem Wochentag buchen. Zum Beispiel können Sie ein Zimmer haben, das an Wochentagen $ 100 und am Wochenende $ 120 kostet.

Um die Preise nach Wochentag festzulegen, bearbeiten Sie den Zimmertyp und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Preise pro Tag". Hier können Sie den Preis pro Tag der Woche hinzufügen. Geben Sie in diesem Beispiel nur 120 für Samstag und Sonntag ein und lassen Sie die anderen Felder leer. Alle Tage ohne Sonderpreise werden auf die oben angegebene Basisrate zurückgesetzt.

Sie können auch einen Preis für ein Zimmer für ein bestimmtes Datum festlegen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht Ihre Preise für die letzte Dezemberwoche um 40% erhöhen.

Wählen Sie dazu einen Zimmertyp und klicken Sie auf den Tab "Preise". Wählen Sie den Monat aus und legen Sie die Preise für die spezifischen Daten im Kalender fest. Klicken Sie dann auf "Preise aktualisieren". Alle Tage ohne Sonderpreise (leer) werden auf die oben genannten normalen Zimmerpreise zurückgesetzt.

Tarifpläne

Vielleicht möchten Sie zusätzliche Gegenstände oder Vorteile anbieten, wenn Ihre Gäste ein Zimmer buchen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht das Frühstück mit einem Rabatt für Gäste, die bei der Buchung kaufen, anbieten. "Tarif" kombiniert Annehmlichkeiten und Stornobedingungen mit einer Preisanpassung, wenn Ihre Gäste ein Zimmer reservieren.

Preispläne ermutigen Gäste, Add-ons zum Zeitpunkt der Reservierung zu kaufen, was bedeutet, dass Ihr Hotel eine wichtige Verkaufschance nutzt. Angenommen, Sie möchten ein Frühstück anbieten, mit dem Sie einen Frühstücksplan für 5 US-Dollar pro Person und Nacht erwerben können.

Gehen Sie zu "Mein Hotel> Preise" und klicken Sie auf "Neuer Tarif". Nennen Sie diesen Plan 'Frühstück'. Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu und lassen Sie die lokale Rate aktiviert. Sie können den Abschnitt "Annehmlichkeiten und Mahlzeiten" vorerst überspringen und später darauf zurückkommen. Überspringen Sie auch den Abschnitt "Rabatte". Diese Abschnitte sind selbsterklärend, sobald Sie wissen, wie Sie eine Rate definieren.

Wir möchten die korrekte Information in 'Preisanpassung' eingeben, so dass der Reservierungspreis für diesen Preis zusätzliche $ 5 pro Gast und Nacht beinhaltet. Geben Sie 5,00 für "Betrag" (kein Währungssymbol) ein und aktivieren Sie "Pro Gast" und "Pro Nacht".

Geben Sie im Abschnitt "Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinien" die Anzahl der Tage ein, die der Gast zur Verfügung hat, um die Buchung vor der geplanten ETA zu stornieren, zusammen mit einem Strafbetrag / einer Gebühr für spätere Stornierungen. Geben Sie eine einfache Beschreibung der Erstattungsrichtlinie ein, die Ihren Gästen angezeigt werden soll.

Wenn Sie diesen Preis buchen, werden sowohl die Zimmerpreise als auch das Frühstück in Rechnung gestellt. Sie sollten auch einen zusätzlichen Basisratenplan erstellen, der keine Preisanpassungen enthält. Rufen Sie ihn als "Besten verfügbaren Tarif" oder "Standardpreis" auf, um den Unterschied zum Tarif "Frühstück" zu sehen, wenn Sie Reservierungen in den folgenden Schritten erstellen.

Steuern

Möglicherweise möchten Sie Steuern automatisch enthalten, wenn Reservierungen vorgenommen oder verschoben werden. Angenommen, Ihr Hotel enthält sowohl eine "Bundessteuer" von 20% (MwSt) als auch eine "Touristensteuer" von 7 USD pro Gast (Tarif) für jede Reservierung.

Gehen Sie zu "Mein Hotel> Steuern" im Hauptnavigationsmenü und klicken Sie dann auf "Neue Steuer". Geben Sie für die "Federal Tax" in diesem Beispiel 20 für "Amount" ein und wählen Sie "Percent". Für die Kurtaxe geben Sie 7 für "Betrag" ein und wählen Sie "Pro Gast". Sie haben jetzt zwei Steuern, die zu jeder Reservierung hinzugefügt werden, wie im Beispiel.

III. Erstellen und verwalten Sie Reservierungen

Nachdem Sie Ihre Räume eingerichtet haben, können Sie Reservierungen erstellen und verwalten. Es gibt zwei Möglichkeiten, Reservierungen in Ihrer Rezeption zu erstellen, jede mit ihren eigenen Vorteilen, und Sie können Räume auch über Ihre Buchungsmaschine buchen.

Erstellen Sie eine Reservierung

I. Verwenden Ihres Kalenders

Sie können eine Reservierung direkt in Ihrem Kalender erstellen (navigieren Sie zu "Rezeption> Kalender"). Klicken Sie oben rechts im Menü auf die Datumsauswahl und wählen Sie das Eincheckdatum für die Reservierung aus. Verwenden Sie die Pfeile nach links / rechts, um zwischen den Monaten zu wechseln.

Scrollen Sie als nächstes zu dem Zimmer, das Sie reservieren möchten (jede Zeile steht für ein Zimmer in Ihrem Hotel). Klicken und ziehen Sie vom Check-in-Datum und markieren Sie die Tage, die in der Reservierung enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise vom 15. bis 22. Dezember reservieren möchten (d. H. Am 22. Dezember auschecken), markieren Sie die Daten vom 15. Dezember bis einschließlich 21. Dezember (ohne den 22.).

Wenn Sie Ihren Finger von der Maus nehmen, wird Ihnen eine Auswahl angeboten. Geben Sie die Anzahl der Erwachsenen und Kinder ein und klicken Sie auf "Weiter". Auf dem nächsten Bildschirm werden die verfügbaren Preise für dieses Zimmer und die Anzahl der Gäste angezeigt. Wählen Sie eine Rate und klicken Sie auf "Reservieren".

II. Verwenden der Raumsuche

Um die Reservierung abzuschließen, geben Sie einfach einen Namen für die Buchung ein. Sie können auch eine Kreditkarte hinzufügen, um die Buchung, eine Kontakt-E-Mail oder Notizen zu sichern. Klicken Sie auf die Schaltflächen "+", um diese zusätzlichen Optionen anzuzeigen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Reservierung erstellen".

Sie können eine Reservierung auch unter "Rezeption"> "Reservierung" erstellen. Dies ist eine weniger auffällige, aber konventionellere Methode, um verfügbare Räume zu durchsuchen. Geben Sie einfach die Daten und die Anzahl der Gäste ein und klicken Sie dann auf "Suchen", um alle verfügbaren Zimmer anzuzeigen. Wählen Sie ein Zimmer / eine Rate, um zu buchen.

Der Vorteil ist, dass Sie alle Räume und ihre Preise für die gewählten Parameter sehen können. Wenn ein Gast anruft, hat er vielleicht eine bestimmte Preisspanne im Blick, und diese Vorgehensweise wird es einfacher machen, ein passendes Zimmer zum gewünschten Preis zu finden.

Reservierungen verwalten

Um eine Reservierung anzusehen, gehen Sie zu Ihrem Kalender und suchen Sie nach Datum, dann klicken Sie auf den Reservierungsnamen. Sie können die Maus über eine Reservierung bewegen, um die grundlegenden Details anzuzeigen, bevor Sie auf klicken.

Der grundlegende Arbeitsablauf für eine Reservierung ist wie folgt: Bearbeitung einer Anzahlung (optional); Gäste registrieren; Check-In; Artikel zur Rechnung hinzufügen (optional); Check-out und Abwicklung der Restzahlung Nicht jede Reservierung enthält alle diese Aktionen, aber das ist, was eine typische Reservierung beinhaltet.

Buchungsübersicht

Der erste Abschnitt in den Reservierungsdetails ist die "Buchungsübersicht". Die Buchungszusammenfassung enthält Informationen darüber, wo und wann die Reservierung erstellt wurde, die Check-in- / Check-out-Daten und die Tarifdetails. Sobald die Reservierung eingecheckt wurde, wird im zweiten Fenster das genaue Datum und die Uhrzeit aufgeführt, an dem der Check-in abgeschlossen wurde und welches Mitglied Ihrer Mitarbeiter den Check-in durchgeführt hat. Gleiches gilt für das Check-out-Panel. Das Tarifdetailfeld informiert das Hotel darüber, wofür der Gast unter dem gewählten Tarif berechtigt ist. Zum Beispiel, wenn der Preis Frühstück, Spa-Behandlung usw. beinhaltet.

Gäste

Der wichtigste Teil der Reservierungsdetails ist die Gästeinformation. Bevor Sie den Check-in durchführen können, müssen Sie alle Gäste hinzufügen, die in der Reservierung enthalten sind. Wenn beispielsweise ein Zimmer für drei Gäste reserviert ist, müssen alle drei Gäste vor dem Check-in registriert und der Reservierung hinzugefügt werden. Im Feld "Check-in" für die Reservierung wird außerdem angegeben, wie viele Gäste hinzugefügt werden müssen, bevor Sie das Check-in abschließen können.

Im Abschnitt "Gäste" der Reservierung sehen Sie die für das Zimmer registrierten Gäste sowie die Anzahl der Gäste, die noch hinzugefügt werden müssen. Geben Sie im Suchfeld "Gast hinzufügen" einen Gastnamen ein und klicken Sie auf "Suchen". Wenn der Gast bereits in Ihren Datensätzen vorhanden ist, können Sie auf "Auswählen" klicken, um ihn zur Reservierung hinzuzufügen, oder auf "Gast anmelden" klicken ein neuer Gast in deinen Unterlagen.

Sie können für jeden Gast so viele oder so wenig Informationen hinzufügen, wie Sie möchten, aber Sie müssen einen Namen und eine Adresse angeben. Darüber hinaus können Sie für jedes Profil scannen und hochladen und ID-Dokument (Reisepass, Führerschein, etc.). Klicken Sie einfach auf "ID-Dokument hinzufügen", um ein Foto oder eine gescannte PDF-Datei hinzuzufügen. Wir empfehlen, die Dropbox iOS / Android-App zu verwenden, um Dokumente mit Ihrer Telefonkamera zu scannen. Es ist kostenlos und einfach zu verwenden, und Ihr PMS ist vollständig mobil bereit, so dass Sie sich über Ihr Telefon anmelden können, um Gast-ID-Dokumente hochzuladen.

Sobald Sie alle Gäste zur Reservierung hinzugefügt haben, können Sie auf "Check-in" klicken. Nach dem Check-in können keine weiteren Gäste hinzugefügt werden. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie alle Personen hinzufügen, bevor Sie das Check-in abschließen. Wenn sich die Reservierung geändert hat und weniger Gäste erwartet werden, klicken Sie im Bereich "Gast hinzufügen" auf "Abbrechen".

Beachten Sie, dass die Schaltfläche "Abbrechen" den Titel "Keine zusätzlichen Gäste" trägt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle zusätzlichen Gäste aus der Reservierung entfernt. Dies kann sich auf den Preis für die Reservierung auswirken, wenn der zugehörige Preis pro Gast berechnet wird (vgl. "Tarif"). Zum Beispiel, wenn der Preis ein $ 5 Frühstück pro Gast pro Nacht beinhaltet und nur 2 von 3 erwarteten Gästen ankommen, wird der Preis angepasst, um die zusätzlichen $ 5 pro Nacht für den vermissten Gast zu entfernen. Sie werden das Update im Bereich "Rechnung" sehen.

Rechnung

Die Rechnung enthält die aufgeschlüsselte Liste der Rechnungspositionen für diese Buchung, gruppiert nach Art, einschließlich Zimmerpreis, Steuern / Gebühren und allgemeine Posten. Abrechnungselemente können nach dem Check-in zu einer Reservierung hinzugefügt werden. Wenn diese Reservierung mehr als ein Zimmer umfasst, enthält die Rechnung für das Hauptzimmer die Rechnungen für jedes der zusätzlichen Zimmer.

Zahlungen

Sie können eine Zahlung in jeder Phase einer Reservierung vornehmen. Eine "verarbeitete Zahlung" ist eine Aufzeichnung einer Zahlung, die der Gast vom Hotel erhält. In den meisten Fällen wird ein Hotel eine Anzahlung verlangen, wenn eine Reservierung erstellt wird, und dann den Saldo beim Check-out bearbeiten. Für eine vollständige Diskussion lesen Sie den Abschnitt "Zahlungs-Workflow" in unserem Blogpost Zahlungsgateways: Teil I.

Zusätzliche Informationen / Benachrichtigungen

Möglicherweise sehen Sie in der rechten Spalte nach dem Check-in-Fenster weitere Informationen. Es kann Warnungen für vermisste Gäste, verspätete Ankunft oder Überstunden geben. Buchungen, die Kreditkartendaten enthalten, zeigen die Zahlungsinformationen des Gastes an.

Buchungen, die über externe Verkaufskanäle wie Booking.com und Airbnb getätigt werden, können Informationen über kleine Fehler enthalten, z. B. wenn der Buchungspreis in einer anderen als der für das Hotel angegebenen Währung gesendet wird.

Eine wichtige Benachrichtigungsart für Kanalbuchungen ist "Preisübereinstimmung". Wenn Gäste über einen externen Kanal buchen, tun sie dies zu dem Preis, der von dem Kanal angegeben wird, der von dem internen Preis abweichen kann, den Sie für Ihr Hotel festgelegt haben. Beispiel: Ein Zimmer, das in Ihrer Buchungs-Engine für 100 US-Dollar aufgeführt ist, kann auf Booking.com für 120 US-Dollar erscheinen. Das Anpassen einer Reservierung kann zu einer Preisänderung führen. Dies kann passieren, wenn Sie die Reservierung in einen anderen Raum verschieben, Tage aus einer Reservierung hinzufügen oder entfernen oder sogar Gäste aus einer Buchung entfernen müssen (z. B. "Gäste").

Im Falle einer Anpassung wird der Preis für eine Reservierung mit lokalen Preisen berechnet. Dies kann dazu führen, dass der Buchungspreis von dem abweicht, was der Gast bei der Buchung bezahlt / zugesagt hat. In unserem Beispiel wird der über Booking.com gebuchte Raum mit dem lokalen Tarif von 100 statt 120 berechnet. Das Feld "Preisanpassung" informiert den Hotelier darüber, ob es einen Unterschied zwischen dem ursprünglichen Buchungspreis und dem aktuellen / angepassten Preis gibt. Der Hotelier kann die Rechnung bei Bedarf an den ursprünglichen Preis anpassen.

Auschecken

Die Reservierung kann an dem im Abschnitt "Buchungsübersicht" angegebenen Datum ausgecheckt werden. Wenn Sie beispielsweise vom 5. Juni bis zum 7. Juni für 2 Nächte buchen, kann das Hotel den Check-out jederzeit ab dem 07. Juni um 12:00 Uhr abschließen. Wenn der Gast früher oder später auschecken muss, können Sie die Reservierung verschieben, indem Sie die Größe in Ihrem Buchungskalender ändern. Ziehen Sie einfach das rechte Ende bis zum gewünschten Check-out-Datum.

Beim Check-out wird der Restbetrag für die Reservierung bearbeitet. Zum Beispiel, wenn die Reservierung $ 500 ist, mit $ 200 als Anzahlung bei der Buchung verarbeitet wurde, wird der Restbetrag von $ 300 automatisch beim Check-out verarbeitet.

Stornierungen

Um eine Reservierung zu stornieren, gehen Sie zu "Aktionen> Abbrechen". Das Fenster "Reservierungsdetails" enthält die Stornierungsinformationen für den ausgewählten Tarif (siehe "Tarifpläne"). Zum Beispiel kann der Tarif "Frühstück" eine Stornierungsgebühr von 30% für Stornierungen enthalten, die weniger als eine Woche im Voraus eingehen. Der Hotelier kann diese Informationen nutzen, um über die anfallende Stornierungsgebühr zu entscheiden.

Die Zahlung für die Stornierung wird ausgeführt, wenn Sie auf "Senden" klicken. Wenn Sie sich entschließen, keine Stornierungsgebühr zu berechnen, wie im Fall einer vollständigen Rückerstattung, geben Sie "0" für "Stornierungsgebühr" ein und wählen Sie "Keine Zahlung erforderlich" für 'Typ'.

IV. Ihre Buchungsmaschine

Ihre Buchungsmaschine ist eine Website, auf der Gäste Zimmer reservieren und ihre Reservierung verwalten können. Reservierungen, die über Ihre Buchungsmaschine generiert werden, sind provisionsfrei. Sie behalten 100% des Umsatzes, der über Ihre Buchungsmaschine generiert wird.

Zeigen Sie Ihre Buchungsmaschine an

Um Ihre Buchungsmaschine aufzurufen, gehen Sie im Hauptnavigationsmenü zu "Channel Manager> Buchungs-Widget" und klicken Sie auf den Link im Bereich "Status" auf der linken Seite. Hier können Sie Räume suchen und reservieren. Sie sollten mit einer Testreservierung für Ihr Hotel beginnen. Wählen Sie ein Zimmer, wählen Sie einen Preis und geben Sie Ihre Buchungsdetails ein.

Sobald Ihre Reservierung erstellt wurde, können Ihre Gäste die Buchungsmaschine verwenden, um ihre Reservierung anzuzeigen und zu aktualisieren. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht mit einem Link zu Ihrer elektronischen Rechnung, die Sie über Ihre Buchungsmaschine erhalten. Wenn sie einchecken, wird ihnen eine Reihe zusätzlicher Dienstleistungen angeboten, die Ihr Hotel zu bieten hat (siehe unten, Abschnitt "Gästeservice").

Kanalreservierungen

Um die gerade vorgenommene Reservierung anzuzeigen, gehen Sie im Hauptnavigationsmenü zu "Rezeption"> "Posteingang". Klicken Sie auf die neue Reservierung, um die Buchungsdetails anzuzeigen. Unter der Rubrik "Gäste" sehen Sie ein Benachrichtigungsfeld für den Gast, der in Ihrer Buchung enthalten ist. Da diese Reservierung von einem externen Kanal und nicht von Ihrem Personal über die Rezeption generiert wurde, wird diese Reservierung als "Channel-Reservierung" gekennzeichnet.

Im Falle einer Reservierung / Buchung eines Kanals wird das PMS versuchen, alle Gäste, die mit der Buchung verbunden sind, mit einem bestehenden Gast zu verbinden. Ihnen wird eine Liste potenzieller Treffer angeboten. Wählen Sie im Falle einer Übereinstimmung mit einem vorhandenen Gast in Ihren Datensätzen die Option "Zusammenführen" mit dem vorhandenen Gast aus. Auf diese Weise können Sie doppelte Gastdatensätze für wiederkehrende Besucher vermeiden. Andernfalls klicken Sie auf "Bestätigen", um den neuen Gast zu Ihren Datensätzen hinzuzufügen.

Email Einstellungen

Sie können benutzerdefinierte HTML-E-Mails hinzufügen, die an Gäste gesendet werden, wenn sie ein Zimmer über Ihre Buchungsmaschine reservieren. Gehen Sie im Hauptnavigationsmenü zu "Einstellungen> E-Mail-Einstellungen", um die verfügbaren Nachrichtenoptionen anzuzeigen. Weitere Informationen zu E-Mail-Einstellungen finden Sie in unserem Blogbeitrag HTML Emails.

Anpassen

Sie können Fotos und HTML-Beschreibungen hinzufügen, um Ihre Räume attraktiver zu machen. Die Zimmertypen Ihres Hotels sind die Hauptattraktion in Ihrer Buchungsmaschine und Sie sollten so viele Informationen wie möglich hinzufügen. Sie können bis zu 25 Fotos für jeden Zimmertyp zusammen mit einer Liste mit Annehmlichkeiten, Ansichten und anderen Informationen hinzufügen. Sie können diese Informationen sogar in mehreren Sprachen hinzufügen, um internationale Besucher aufzunehmen.

Weitere Informationen zum Anpassen Ihrer Buchungs-Engine finden Sie in den folgenden Posts:

Einbetten

Wenn Sie Ihre eigene Website haben, können Sie Ihre Buchungsmaschine nutzen, um Buchungen direkt von Ihrer eigenen Website zu akzeptieren. Um ein Einbettungs-Widget für Ihre Website zu erstellen, gehen Sie im Hauptnavigationsmenü auf "Channel Manager> Buchungs-Widget". Weitere Informationen zur Nutzung Ihrer Buchungsmaschine auf Ihrer eigenen Website finden Sie in unserem Beitrag Einbettbare Buchungsmaschine.

V. Dienstleistungen für die Gäste

Ihre Buchungsmaschine ist mit einem Gästedienstportal ausgestattet, um die Interaktion mit Ihren Gästen zu erleichtern, sobald diese in Ihrem Hotel eingecheckt sind. Sie können Ihre Buchungsmaschine verwenden, um einen Zimmerservice zu bestellen oder mit der Rezeption zu kommunizieren.

Zimmerservice und Messaging

Um Ihr Gästedienstportal zu aktivieren, gehen Sie zu "Einstellungen> Zimmerservice" und dann zu "Einstellungen> Instant Messaging", um beide Dienste zu aktivieren. Ihre Buchungsmaschine wird weiterhin elektronische Quittungen bereitstellen und Ihren Gästen erlauben, ihre Buchung zu stornieren, auch wenn keine zusätzlichen Dienste aktiviert sind. Sie sollten jedoch mindestens während der kostenlosen Probezeit aktivieren, um sich ein Bild über den Umfang Ihrer Buchungsmaschine zu machen.

Gehen Sie zu "Zimmerservice> Menü", um die für Ihre Gäste verfügbaren Artikel anzuzeigen. Sie können so viele zusätzliche Objekte eingeben, wie Sie möchten. Sie haben beim Erstellen Ihres Kontos einen Standardsatz von Testelementen hinzugefügt.

Um Ihr Zimmerservice-Menü aus der Sicht eines Besuchers zu betrachten, erstellen Sie eine neue Reservierung Ihrer Buchungsmaschine mit einem Check-in-Datum von heute (ein Gast, eine Nacht ist gut genug). Lassen Sie Ihr Browserfenster geöffnet, wenn Sie Ihre Buchungsbestätigung erhalten. Öffnen Sie ein zweites Browserfenster, melden Sie sich bei Ihrem Front Desk Manager an und führen Sie den Check-in für diese Reservierung durch.

Nach dem Check-in aktualisieren Sie das Fenster, das sich auf Ihrer Buchungsbestätigung befindet, um die zusätzlichen Dienstleistungen zu sehen, die Ihren Gästen nach dem Check-in angeboten werden. Durchsuchen Sie Ihr Zimmerservice-Menü und geben Sie eine Bestellung auf. Nachdem Sie die Bestellung eingegeben haben, aktualisieren Sie die Reservierung in Ihrem zweiten Browserfenster, um die Bestellung in den Reservierungsdetails zu sehen.

Obwohl Ihre Mitarbeiter an der Rezeption die laufenden Zimmerbestellungen einsehen können, haben Hotels in der Regel ein Küchenpersonal, um Bestellungen vorzubereiten und zu liefern. Sie können Mitarbeiter mit Anmeldeberechtigungen anlegen, die nur Zugriff auf Küchenarbeiten haben. Ihre Küchenmitarbeiter können sich eine Liste aktiver Bestellungen anzeigen lassen und diese bei der Lieferung als erledigt markieren. Artikel werden nur dann zur Rechnung einer Reservierung hinzugefügt, wenn sie von Ihrem Küchenpersonal als geliefert markiert wurden. Weitere Informationen zur Personalverwaltung, einschließlich Küchenpersonal, finden Sie im Abschnitt "Mitarbeiter und Benutzerkonten" unten.

Als nächstes gehen Sie zur Nachrichtenschnittstelle und senden Sie eine Nachricht. Navigieren Sie in Ihrem Front Desk-Browser zu "Front Desk> Posteingang", um die Nachricht anzuzeigen und darauf zu antworten. Nachrichten werden automatisch sowohl für Gäste als auch für Mitarbeiter geladen. Wenn Sie also beide Fenster nach dem Erstellen oder Beantworten einer Nachricht unverändert lassen (nicht aktualisieren), sollten die Updates automatisch angezeigt werden.

Mitarbeiterbewertungen

Ihr Gästedienst-Portal enthält auch ein internes Bewertungssystem. Gäste können sowohl die Einrichtungen als auch das Personal überprüfen, wenn Sie Mitarbeiterbesprechungen ermöglichen. Um Ihre Review Engine zu aktivieren, gehen Sie zu 'Berichte> Reviews' im Hauptnavigationsmenü Ihres Front Desk. Um es Mitarbeitern zu ermöglichen, überprüft zu werden, gehen Sie zu "Einstellungen> Hotelpersonal" und wählen Sie einzelne Mitarbeiter zur Überprüfung in ihrem Profil aus, indem Sie "Zur Überprüfung aktivieren" auswählen.

Um eine Bewertung zu schreiben, müssen Sie eine Reservierung auschecken. Die Gäste haben die Möglichkeit, nach dem Check-out eine Bewertung abzugeben. Lassen Sie das Browserfenster für das vorherige Beispiel bis morgen geöffnet / verfügbar, sobald Sie den Check-out abgeschlossen haben. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse für einen der Gäste in der Buchung eingegeben haben, erhalten Sie nach dem Check-out eine E-Mail, die Sie zur Bewertungsseite weiterleitet. Denken Sie daran, dass Reservierungen nicht bis zum angegebenen Datum ausgecheckt werden können. Halten Sie daher die Testbuchung für dieses Beispiel auf einen Tag fest.

Gehen Sie weiter und schließen Sie den Check-out ab, wenn Sie können, und aktualisieren Sie dann die Seite mit den Gästeservices. Sie werden nun zur Überprüfungsoberfläche geleitet. Die Gäste können eine kurze 5-Sterne-Bewertung für Personal und Einrichtungen sowie einen kurzen Kommentar für jeden angeben.

Ihr Personal ist der wichtigste Aspekt Ihres Hotels, daher sollte der Hotelmanager eine Vorstellung davon haben, wie die Gäste behandelt werden. Jeder Mitarbeiter verfügt über historische Überprüfungsdaten sowie weitere Statistiken, z. B. Check-Ins / Check-Outs, die in seinem Profil verfügbar sind. Durchschnittliche Sternbewertungen sind für jedes Mitglied Ihrer Mitarbeiter verfügbar. Ihre Mitarbeiter benötigen keine Systemzugriffsrechte, um für die Überprüfung aktiviert zu werden.

Funktioniert überall

Ihr Service-Portal ist mobil, sodass Gäste von jedem Telefon oder Tablet, das sie zur Hand haben, auf Ihre zusätzlichen Dienste zugreifen können. Es gibt nichts herunterzuladen, nichts zu installieren, was bedeutet, dass Sie Leute über das Gerät erreichen können, das ihnen zur Verfügung steht. Um eine Idee zu bekommen, erstellen Sie eine Buchung von Ihrem Smartphone aus und wiederholen Sie das obige Beispiel, aber mit Ihrem Telefon und einem Browserfenster anstelle von zwei Browserfenstern.

VI. Mitarbeiter- und Benutzerkonten

Sie können Ihrem Konto so viele Mitarbeiter hinzufügen, wie Sie benötigen. Mitarbeiter können Zugriffsrechte auf das System haben oder nicht. Sie können beispielsweise Mitarbeiter rein zu Prüfungszwecken registrieren. Für Mitarbeiter, die über Systemzugriff verfügen, können fünf verschiedene Kontotypen zugeordnet werden: Rezeption, Küche, Wartung und Immobilienverwaltung. Eine vollständige Beschreibung zum Erstellen und Verwalten von Mitarbeitern finden Sie in diesem Beitrag: Benutzerverwaltung.

Instandhaltung

Eine der Kontotypen, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, ist "Wartung". Wartungspersonal ist verantwortlich für die Vorbereitung der Zimmer nach dem Check-out Ihrer Gäste. Benutzer, denen nur die Berechtigung "Wartung" zugewiesen wurde, haben nur Zugriff auf die Liste der Räume, auf die heute vorbereitet werden soll.

Wartende Benutzer, die sich angemeldet haben, können im Hauptnavigationsmenü auf 'Wartung> Räume vorbereiten' gehen, um die Liste der zu erstellenden Räume zu sehen. Klicken Sie auf "Als bereit markieren", um den Raum für den nächsten Besucher verfügbar zu machen. Räume, die nach dem Check-out nicht vorbereitet wurden, werden in dieser Liste angezeigt, und die nächste Reservierung, die eingecheckt wird, enthält eine Warnmeldung, bis das Zimmer vorbereitet ist.

VII. Berichte generieren

Sie können Berichte für Reservierungen und Zahlungen für einen bestimmten Zeitraum generieren. Für Zahlungen, gehen Sie zu 'Berichte> Zahlungen' in der Hauptnavigation meu. Geben Sie die Daten in den Auswahlschaltflächen oben rechts ein und klicken Sie dann auf die Suchschaltfläche, um die für den ausgewählten Zeitraum registrierten Zahlungen (einschließlich der Endpunkte) anzuzeigen.

Um Reservierungen anzuzeigen, gehen Sie zu "Berichte> Reservierungen". Geben Sie die Daten in die Datumsauswahl ein und klicken Sie auf die Suchschaltfläche, um die Reservierungen anzuzeigen, die den angegebenen Datumsbereich überlappen. Klicken Sie im Bericht "Reservierungen" oder "Zahlungen" auf die Schaltfläche "Exportieren", um eine CSV-Datei zu erstellen, die Sie in Ihre bevorzugte Tabelle wie Excel oder Google Text & Tabellen importieren können.

VIII. Kanalverwaltung

Der Channel-Manager koordiniert den Preis und die Verfügbarkeit zwischen all Ihren Vertriebskanälen, einschließlich Ihrer Buchungsmaschine. Immer wenn Sie eine neue Reservierung von einer beliebigen Quelle erhalten oder eine neue Reservierung manuell an Ihrer Rezeption erstellen, sendet der Channel Manager die Inventaraktualisierung an alle Ihre Vertriebskanäle, um eine Überbuchung zu vermeiden, oder stellt den Raum für alle Kanäle zur Verfügung Stornierung.

IX. Zusammenfassung

Dieses Benutzerhandbuch wird ständig mit den neuen Funktionen in unserer Software-Suite weiterentwickelt. Sicher sein zu Abonnieren Sie unseren Blog , um über neue Funktionen und Tipps für Power User auf dem Laufenden zu bleiben. Wir haben so viel wie möglich behandelt, aber es gibt viele Themen, die wir für den Blog und die FAQ verlassen.

Die wichtigste Funktion für die gesamte Anwendung muss noch erwähnt werden: die Schaltfläche "Chat" rechts unten auf Ihrem Bildschirm. Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich einfach bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf die Schaltfläche unten rechts auf dem Bildschirm, um uns alles zu fragen, worüber Sie verwirrt sind. Wir sind immer glücklich zu helfen.

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